La otra PMO

El porqué le dicen la segunda PMO es por que la primera es Project Management Office y tiene una diferencia, la cual es que si la esta PMO auna esfuerzos, y la segunda PMO ahorra costes.

¿Qué es la Otra PMO?
La “otra PMO” es la Project Measurement Office o lo que es lo mismo la Oficina de medición de Proyectos. Sus funciones van orientadas hacia el objetivo de mejorar las mediciones, las estimaciones, las planificaciones, el cálculo de esfuerzos de una compañía y el resto de tareas relacionadas aunque también tiene otros objetivos como son el aseguramiento de la calidad, la gestión de las pruebas del software, la mejora contínua, etc.
Responsabilidades de “la otra PMO”
Las responsabilidades de una Oficina de Medición de Proyectos son muchas pero aquí te quiero enumerar algunas para que te puedas hacer una idea:
  • Formación / Capacitación
    • Formar a los Project managers, Directores de proyecto, gestores de proyecto, jefe de proyectos en los temas relativos a la estimación y medición de proyectos.
    • Formar a los Equipos de proyecto en las tareas relativas a la estimación y medición de los proyectos
  • Proceso
    • Unificar y estandarizar el proceso de estimación y medición
    • Establecimiento y/o confección de plantillas de medición y estimación
    • Confección de guías de medición
    • Selección y/o construcción de herramientas de ayuda para facilitar la recolección de los datos de medición/planificación
  • Coaching, seguimiento y tutela
    • Creación, mantenimiento y gestión del Histórico de Mediciones o de la línea base de mediciones de la empresa
    • Tutelar/aconsejar/guíar a los equipos y a los directores de proyecto en las estimaciones y mediciones realizadas en la empresa, en aras de conseguir su mayor efectividad y precisión en la realización de las mismas
    • Generación de informes de gestión y control de las actividades realizadas y del despliegue de la actividades en la empresa
    • Definición y establecimiento de indicadores de evolución
  • Mejora Contínua
    • Detección y propuesta de mejoras en el proceso y en las herramientas de medición, estimación, planificación etc.
  • Medición
    • Estimación de los proyectos para planificación, presupuestación, etc.
    • Medición de los proyectos en las fases establecidas

¿Por qué supone un ahorro de costes?

No nos engañemos, la mayoría de la gente que realiza estimaciones y mediciones no ha recibido formación/capacitación formal sobre ello. Si no te lo crees puedes consultar nuestro estudio sobre métodos de medición donde más del 45% de los encuestados indica que la experiencia (a ojo) es el método que utilizan para medir y estimar.

En el mejor de los casos dichas personas se han autoformado en base a su interés en el tema o han recibido la ayuda de alguien con experiencia y conocimientos.

En el mundo actual no es aceptable la falta de estandarización y de homogeneización de la estimación y medición dentro de una empresa.

Todos deben disponer de los mismos conocimientos y de la misma formación ya que hacer una mala estimación nos llevará a que al final el coste del proyecto sea superior al real y eso nos afecta tanto si somos el cliente como si somos el proveedor.

Como siempre se ha hecho

Te pongo un ejemplo, si nadie sabe como estimar, ni que método aplicar en cada caso, ni como funciona el método, hará una estimación “cómo siempre la ha hecho”.

En mi experiencia esto supone incluir un colchón de horas para los “por si acaso” en lugar de documentar cada asunción y dejar constancia de las carencias con las que se ha contado a la hora de realizar una medición.

Esto conlleva que la medición final será 2, 3 ó 4 veces superior a la necesaria y lo que es peor según la Ley de Parkinson el equipo usará todo el tiempo dedicado para ella.

Esto no es aceptable ya seas cliente o proveedor.

En el primer caso pagas más de lo que debes.

En el segundo caso la competencia te va comer el terreno en cuanto te despistes.

 

Modelo de Productividad Kaizen

En ambos casos no tienes mejora contínua, ni kaizen.

Lo primero es medir para poder mejorar y luego puedes mejorar siguiendo algunos modelos como por ejemplo nuestro Modelo de Productividad Kaizen.

¡Hay que mejorar el proceso!

Post de LaboratorioTI realizado por Julián Gómez

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