LA GESTIÓN DE CONTRATOS Y UNA GESTIÓN EFICIENTE DE PROYECTOS

Lo cierto es que la Gestión de Proyectos no es la única herramienta estratégica y, adicionalmente esta debe ser complementada con otras herramientas de gestión, de tal forma de obtener los mejores y más competitivos resultados.

Dentro de estas herramientas de gestión complementarias se encuentra la Gestión de Contratos.

La gestión de contratos puede tener varios enfoques:

Operativo, administrativo o contractual.

Cualquiera sea el énfasis que le demos, siempre cumplirá un papel fundamental en el logro de nuestros objetivos.
Con justa razón no podemos plantear la pregunta de por qué considerar a la gestión de contratos como una herramienta estratégica.  Las razones son varias y trataremos algunas de ellas a continuación:

  • Los contratos establecen y definen los derechos y obligaciones de las partes (contratante y contratado) en función de un determinado alcance.
  • Los contratos establecen la manera de cómo las partes se relacionarán durante la ejecución del alcance definido para el contrato.  Se establece la forma operativa de cómo las partes van a interactuar dentro de su relación contractual.
  • Los contratos definen el nivel o grado de riesgo que es asignado para cada una de las partes con objeto de la materialización del servicio o alcance.
  • Se definirá el nivel de diligencia que el contratista debe aplicar en su actuar durante la materialización del servicio o alcance.
  • Definen y establecen los marcos legales aplicables a la implementación del contrato y su interpretación.

Existe gran variedad de otros elementos que se tratan dentro de un contrato, no obstante los indicados en la lista precedente podrían considerarse como los más relevantes en cuanto a su nivel de concepto e influencia sobre el resto de los elementos.

Al dar una mirada a los elementos listados, podemos observar que todos son de nivel estratégico, es decir, tienen relación con conceptos de gestión que las partes deben tener definidos dentro de sus políticas de empresa y esto, naturalmente, tiene relación con el cumplimiento de los objetivos que las empresas plantean para su desarrollo y proyección.  Por tanto, cuando establecemos un contrato, lo debemos hacer teniendo presente que su operación tendrá directa influencia o repercusión sobre los valores y anhelos de nuestra organización.

Entonces, cuando podemos percibir el grado de importancia que cada contrato tendrá para nuestra organización, surge como consecuencia natural que deberemos de actuar en forma proactiva y preventiva durante la negociación, implementación y cierre de cualquier contrato.

Para cumplir con este último objetivo señalado entonces deberemos de implementar un sistema que nos permita alcanzar tal propósito y es en este punto en donde aparece la gestión de contratos como la herramienta adecuada y necesaria.  La gestión de contratos entonces se preocupará que la implementación de los contratos de nuestra organización, ya sea en el papel de contratante o contratado, sean implementados manteniendo un alineamiento con los objetivos y políticas de la organización.

En el contexto de la estandarización del PMBOK® a cualquier tipo de proyecto, el PMI® tiene esta actividad de Gestión de Contratos como parte de la Gestión de Adquisiciones, sin embargo, parece razonable y necesario aumentar el nivel de importancia de esta área de gestión que es relevante dentro de la industria de la construcción.  Esta opinión se puede respaldar incluso mencionando que la Gestión de Contratos tiene su equivalente al PMBOK, es decir, su propio “cuerpo de conocimiento” que es publicado por el organismo estadounidense “National Contract Management Association” (NCMA) en su estándar “Contract Management Body of Knowledge” (CMBOK), que ya está en su cuarta edición.  Este último documento establece los procesos y elementos que son aplicables a la gestión de contratos en todas sus fases desde su concepción hasta el cierre.

Así por ejemplo, en el CMBOK en su tercera edición, establece que las principales áreas de conocimiento para la gestión de contratos son:

  1. Pre-Adjudicación
  2. Estrategia y Planificación de la Adquisición
  3. Post-Adjudicación

Estas áreas se caracterizan en términos generales por:

Pre-adjudicación: definición de las estructuras y marcos contractuales, leyes y normas aplicables, y principios de contratación para la formación de los contratos.
Estrategia y Planificación de la Adquisición: planificación y metodologías para la adquisición, negociación y adjudicación de contratos.
Post-Adjudicación: administración de contratos, manejo de cambios, gestión de subcontratos, administración de la propiedad, disputas y cierre de contratos.
Como conclusión podemos decir que la Gestión de Proyectos es crucial para el éxito de los proyectos, no obstante el éxito de los proyectos también dependerá en forma significativa del resultado de nuestra gestión de los contratos.

Referencias:
1.      Project Management Institute. (2013) PMBOK, Fifth Edition. Newton Square, PA: Project Management Institute Inc.
2.      National Contract Management Association. (2011) CMBOK, Third Edition. Ashburn, VA: National Contract Management Association

Fuente: hllanos.com

Video: Gestión de Proyectos y Obras en Ingeniería Civil

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